Was tun bei einem überfüllten Outlook Postfach – Rechtssichere Archivierung als Lösung

Die Größe von E-Mail Postfächern in Unternehmen wächst stegig an. Dies belastet einerseits Mitarbeiter, weil sie die schirre Menge an Mails nicht mehr überblicken und verwalten können, zum anderen stellt es die IT-Administratoren auf die Probe, weil die Postfächer auf dem Exchange Server zusehends größer werden und damit das IT-System belasten.

Eine Lösung aus dem Dilemma ist eine Software, mit der sich E-Mails extern, an einem beliebigen Speicherort archivieren lassen: Mailstore. Damit lassen sich nicht nur die Probleme der Nutzer (Mitarbeiter) und Betreiber (Firmen IT) lösen, sondern auch die Verpflichtungen von staatlicher Seite erfüllen: Die Pflicht zur E-Mail Archivierung.

Die Archivierung von geschäftlicher E-Mail ist für Unternehmen mittlerweile ein gesetzliches Muss. Um Vorgänge transparent nachvollziehen zu können, wie etwa Rechnungen von Lieferanten, die per E-Mail zugeschickt wurden, müssen E-Mails rechtssicher aufbewahrt werden. Rechtssicher bedeutet in diesem Zusammenhang unveränderlich.

MailStore Server archiviert E-Mails rechtssicher, entlastet den Mailserver und erhöht die Unternehmensproduktivität.

Laut neuester Studien verbringt ein Drittel aller Mitarbeiter bis zu zwei Stunden täglich damit, bestimmte E-Mails zu suchen, jeder Zehnte sogar rund drei Stunden. Mit MailStore Server reduzieren Sie diesen Aufwand auf null, Ihre Mitarbeiter können wesentlich effizienter arbeiten und Sie sparen somit bares Geld!

Wer kennt das Problem nicht, der Posteingang ist hoffnungslos überfüllt, weil man keine E-Mail löschen darf oder sie später vielleicht noch einmal benötigt. Das Anlegen von diversen Unterordnern in Outlook wäre eine Möglichkeit dem Problem zu begegnen, wird aber ab einer gewissen Postfachgröße nicht mehr handlebar sein.

Ein effizienter Ansatz ist eine Art Archivierungsfunktion. Die Mails verschwinden sofort aus dem Posteingang, sind aber bei Bedarf wieder auffindbar. Diese Funktion ist aber per se in Outlook nicht vorhanden.

Eine extra Lösung, wie ein Backup für Dateien, nur auf den konkreten Anwendungsfall E-Mail zugeschnitten, ist hier der richtige Weg.

Mit der Software MailStore erhält man ein Produkt, das durch sein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis überzeugt, sich einfach bedienen lässt und eine hohe Skalierbarkeit bietet. Die zertifizierte Rechtssicherheit und der Schutz vor Datenverlust sind Argumente für jedes Unternehmen.

Wenn sie sich für eine rechtssichere E-Mail Archivierung interessieren, bieten wir Ihnen eine solide Softwarelösung zusammen mit der Installation, Einrichtung und Einweisung.

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Gern beraten wir Sie zu unseren IT-Dienstleistungen!

Weiterführende Informationen: Braune.net/software/E-Mail-archivierung/

 



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