E-Mail Archivierung – Den Posteingang automatisch vor Datenverlust schützen

Die Archivierung sämtlicher unternehmensrelevanter Unterlagen, wie etwa von Verträgen und Rechnungen ist im Prinzip selbsterklärend. Allein gegenüber dem Finanzamt ist man verpflichtet alle Rechnungen und sämtliche Belege im Original nachzuweisen.

Immer mehr Belege werden aber digital übermittelt. Das bedeutet, diese geschäftskritischen Unterlagen befinden sich zumeist im E-Mail Posteingang. Wie kann man nun sicherstellen, dass keine E-Mails und Dokumente versehentlich gelöscht werden und besser noch, diese rechtssicher archiviert werden? Die Antwort ist ein kostengünstiges Programm names Mailstore.

Bild Mailstore Server VerpackungEs ist mittlerweile sogar Pflicht, sämtliche geschäftliche E-Mails rechtssicher zu archivieren. Entsprechend wird eine Softwarelösung benötigt, die dies für den Endnutzer möglichst einfach umsetzt.

Mailstore ist eine zertifizierte und rechtssichere E-Mail-Archivierungslösung für nahezu alle E-Mail-Systeme. Wir, die BRAUNE GmbH, installiert und konfiguriert die Software für Ihr Unternehmen.

 

Für wen ist Mailstore geeignet?

Grundsätzlich für alle KMUs mit 5 bis 500 Benutzern.

Wie funktioniert die E-Mail Archivierung?

Mailstore legt Kopien aller vorhandenen und aller künftigen ein- und ausgehenden E-Mails in einem zentralen und sicheren Archiv ab. Der Zugriff für den Nutzer erfolgt in Outlook beispielsweise über einen extra Reiter am oberen Rand: hier kann man alle E-Mails schnell und unkompliziert durchsuchen.

Gibt es Rabatte? Wie werden die Kosten berechnet?

Ja, beim Erwerb einer Neuinstallation, die die Lösung eines Wettbewerbers ablöst, wird ein Rabatt vom Hersteller gewährt!

Für Bildungseinrichtungen, öffentliche Institutionen und Non-Profit-Organisationen gibt es zusätzliche Rabatte.

Die Berechnung der Lizenzen erfolgt auf Grundlage der Nutzerzahl / Anzahl der zu sichernden Postfächer. Die Preise sind gestaffelt je nach Nutzerzahl. Hinzu kommt noch die einmalige Einrichtung des Systems. Gern erstellen wir Ihnen ein Angebot! Kontaktieren Sie uns.

 

Welche E-Mail Systeme werden unterstützt?

• Microsoft Exchange Server 2003, 2007, 2010
• und 2013
• Microsoft Office 365
• Alle IMAP- oder POP3-kompatible E-Mail-
• Server
• MDaemon, IceWarp, Kerio
• E-Mail-Clients wie Microsoft Outlook
• PST- und andere E-Mail-Dateien

Was bringt eine extra Archivierungssoftware? Ich kann die E-Mails doch im Outlook speichern?

1. E-Mail Server entlasten
E-Mails können nach der Archivierung regelbasiert vom E-Mail Server gelöscht werden.
Durch die Reduzierung des Datenvolumens auf dem E-Mail-Server kann dessen Backup und Restore deutlich schneller erfolgen.

2. Postfachbegrenzung abschaffen
3. Wiederherstellung verlorener E-Mails vereinfachen
4. Archiv aller E-Mails auch beim Ausfall des Mailservers
5. Rechtssichere Anforderungen werden erfüllt

Vorteile E-Mail Archivierung
Vorteile E-Mail Archivierung

Die Sicherung von geschäftlichen E-Mails ist verpflichtend für alle Unternehmen. Und das über viele Jahre hinweg, jederzeit auffindbar und manipulationssicher!
Bei einer Nichteinhaltung drohen empfindliche Strafen. Mailstore wurde nach allen relevanten gesetzlichen Anforderungen zertifiziert.

Eine zentrale Archivierung von E-Mails empfiehlt sich für jeden Betrieb allein schon aus Gründen der Nachvollziehbarkeit und Auffindbarkeit sämtlicher Unternehmenskommunikation via E-Mail.

Am einfachsten lässt es sich am Beispiel einer Rechnung nachvollziehen: hier muss eindeutig sichergestellt sein, dass diese auch nach Jahren noch im Originalzustand abrufbar ist, ohne dass Inhalte manipuliert werden können. Anderenfalls werden diese vom Finanzamt nicht anerkannt.

Diese Firmen setzen Mailstore bereits erfolgreich ein:

Mailstore Referenzen: Siemens, Bosch, Schenker, Tyssen Krupp, Lufthansa etc.
Mailstore Referenzen

Wir planen, installieren & konfigurieren Ihre Mailarchivierung-Software in Ihrem Unternehmen. Ihr Systemhaus-Partner Braune GmbH aus Mittelsachsen.

Gern beraten wir Sie persönlich zur E-Mail Archivierung!

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